00 · CASE IN 30 SECONDS
Кейс за 30 секунд
Авансовые операции нужно вводить быстро, но сохранять персональное разделение, аудит и итоговые отчеты.
Собрал FSM-flow, структуру листов, audit trail и правила расчета балансов.
Automation · Data Model · Runbook
Сотрудники получили простой mobile-first ввод операций с автоматическим балансом
01 · КОНТЕКСТ
Бизнес-контекст
Бот поддерживает персональные листы, справочник категорий и помесячную сводку.
02 · ПРОБЛЕМА
Проблема
Авансовые операции нужно вводить быстро, но сохранять персональное разделение, аудит и итоговые отчеты.
03 · РОЛЬ
Что я сделал
Собрал FSM-flow, структуру листов, audit trail и правила расчета балансов.
04 · БИЗНЕС-ПРАВИЛА
Бизнес-логика и правила
- Каждый сотрудник работает в изолированном листе.
- Операция имеет направление, категорию, тип и дату.
- Audit log фиксирует изменения для последующей финансовой проверки.
- Месячная сводка собирает расходы, возвраты и остаток по сотруднику.
05 · АРХИТЕКТУРА
Архитектура данных
Источники
- Telegram messages
- reference sheet
Загрузка
- bot FSM
- validation steps
Хранилище
- Google Sheets
- audit log
Витрина
- Telegram menu
- monthly summary
06 · МОДЕЛЬ ДАННЫХ
Модель данных / витрины
07 · МЕТОДОЛОГИЯ
Методология, процедуры, модель и эффект
Методология
- Сформировал финансовый процесс как FSM: сотрудник, операция, категория, сумма, дата, подтверждение, audit log.
- Разделил справочник, персональные листы, журнал изменений и месячную сводку, чтобы Google Sheets не стал хаотичной таблицей.
- Встроил контроль обязательных полей и активных справочников до записи операции.
Что перенесено в систему
- Ручной сбор авансовых отчетов заменен Telegram-вводом с проверкой категории, типа и направления операции.
- Создание персональных листов стандартизировано через шаблон, а не ручное копирование.
- Месячное закрытие собирает расходы, возвраты и остаток по сотруднику автоматически.
Модель и критерии
- Баланс сотрудника пересчитывается после каждой операции на основе направления и категории.
- Audit coverage контролирует, что каждое изменение имеет запись в журнале.
- Reference checks блокируют неактивные категории и снижают ошибки классификации расходов.
Измеримый эффект
- Сотрудники получили mobile-first ввод операций без ручной пересылки таблиц.
- Финансовая проверка стала воспроизводимой за счет audit log.
- Месячные итоги собираются в единой структуре, а не вручную по разным листам.
08 · ДЕМО DASHBOARD
Рабочий dashboard
У каждого кейса отдельный экран на mock data. Это не одинаковый шаблон с разными подписями, а презентационный слой поверх реальной логики проекта: метрики, контрольные правила, риски и управленческие действия.
Что должен решить руководитель?
Dashboard нужен не для красоты, а для решения
- Какое управленческое решение должен поддержать dashboard?
- Какие правила учета и контроля защищают расчет?
- Какие исключения требуют владельца и SLA?
- Что должно быть принято через UAT перед использованием?
ADVANCE REPORT FINANCE BOT
Advance report bot monitor
Финансовый контроль авансовых отчетов: расходы сотрудников, категории, остатки, проверяемый audit log и статус месячного закрытия.
Расходы и возвраты
Структура категорий
Журнал аудита и контроль закрытия
09 · АРТЕФАКТЫ
Артефакты
Автоматизированный workflow вместо ручного сбора: ввод, проверка, запись, аудит.
Проверка FSM на обязательные поля.Сущности, факты, справочники и расчетные слои, по которым можно принять результат.
Проверка FSM на обязательные поля.Порядок запуска, проверки, диагностики и передачи процесса владельцу.
Проверка FSM на обязательные поля.10 · ВАЛИДАЦИЯ
Подход к валидации
- Проверка FSM на обязательные поля.
- Проверка расчета баланса после операции.
- Проверка создания новых персональных листов по шаблону.
11 · БИЗНЕС-ИМПАКТ
Бизнес-импакт
Сотрудники получили простой mobile-first ввод операций с автоматическим балансом
12 · ВЫВОДЫ
Выводы и улучшения
- Для Telegram workflows важна короткая форма ввода.
- Audit log делает spreadsheet-автоматизацию управляемой.
- Справочник снижает ошибки категорий.